Eind augustus 2003 volgde ik een summercoarse Interpersonal Leadership Skills (ILS) bij TIAS. De hoofdspreker van professor F. David Schoorman, een Amerikaan met een Nederlandse achternaam. In 2007 is hij nog onderscheiden door de Academy of Management met een Distinguished Educator Award.  De eerste dag van het programma bestond uit de blokken Interpersonal Leadership Skills, Group Dynamics and conflict resolution en Implications for interpersonal leadership. De volgende twee dagen gingen vooral over Negotiation and conflict resolution en Power and leadership. Ik moest hier vanmorgen aan terugdenken toen ik een oefening aan het bedenken was voor de Pianoo lunchsessie. Een van de centrale adviezen die ik van David Schoorman heb geleerd is: Vertrouwen is de bereidheid om risico’s te durven nemen in een relatie. Dit is eigenlijk de kern van mijn betoog voor volgende week.

Wanneer ontstaat er vertrouwen?
In een zakelijke relatie onstaat vertrouwen als je deskunidgheid kunt laten zietn, welwillend bent om samen te werken en integer handelt. Dat kan dus alleen maar als je elkaar regelmatig ontmoet en je verdiept in elkaar (exploreren).  Momenteel is dit 1 van de grote manco’s in de huidige aanbestedingspraktijk, waarbij vertrouwen is teruggebracht tot een formule met wegingsfactoren in Excel. Het dagelijkse bestuur van de Ooa zet in de consultatieronde over de nieuwe aanbestedingswet ook zwaar in op de uitbreiding van de concurrentiegerichte dialoog als instrument voor de inkoop van adviesdiensten. Hiermee zou de ‘tenderterreur en wederzijds wantrouwen‘ voor een groot deel doorbroken kunnen worden. Het legt ook een grote verantwoordelijkheid neer bij de aanbestedende diensten.

Kenmerken van de vertrouwengevende persoon
Het geven van vertrouwen hangt af van de persoonlijkheid, de ervaring en de cultuur.

• Is de inkoper gericht op het opbouwen van een relatie of slechts het uitvoeren van een  taak?
• Gaat het om conurrentie of samenwerking?
• Is het eenmalig en gericht op de korte termijn of gaan we een langdurige samenwerkingsrelatie aan?

Dit zijn allemaal vragen die ontzettend belangrijk zijn bij het ontwerpen van een aanbesteding.

Praktijkvoorbeelden: De concurrentiegerichte dialoog
Al twee keer heb ik de ruimte gekregen om mee te gaan op onderhandeling training met professor Willem Mastenbroek. De ene keer bij een dialoogteam van Rijkswaterstaat en de andere keer bij een dialoogteam van het ministerie van V&W. De procedure die wordt toegepast is de concurrentie gerichte dialoog. Hierbij wordt in samenspraak met de markt de specificaties van nieuwe producten en diensten vastgesteld. De overeenkomst tussen beide teams is angst (voor claims) en onzekerheid. Vertrouwen in deze procedures wordt al snel uitgelegd als vriendjespolitiek. Daarom zitten alle partijen erg krampachtig aan tafel. Dit zegt overigens niets over hun deskundigheid. We oefenen dus continue explorerend gedrag, wat niet verward moet worden met toezeggingen doen. Stel open vragen en nodig uit om een bijdrage te leveren. Aan de andere kant, laat je niet intimideren of verleiden.

Hoe creer je dan vertrouwen?

• Investeer tijd in de relatie
• Benadruk overeenkomsten
• Focus op belangen en niet op posities
• Neem het voortouw, schenk vertrouwen
• Neem kleine risico’s vroeg in de relatie
• Spreek je betrokkenheid uit bij het belang van de andere partij