Vandaag op de Optiek pagina in het Financieele Dagblad staat een ingezonden column van Edwin Martherus en mijzelf.

De concurrentiegerichte dialoog
Vanuit de projectmanagementpraktijk ben ik op het spoor gekomen van het onderwerp het thema professioneel opdrachtgeverschap. Een opdrachtgever is eindverantwoordelijk en geeft sturing. Ten minste, dat zou je denken. In de gangbare projectmanagement literatuur wordt een beeld geschetst waarin de projectmanager de actieve persoon is die dit allemaal zelf kan regelen. Betrokkenheid van een opdrachtgever is blijkbaar helemaal niet belangrijk. In mijn eigen ervaring is het cruciaal om permanent met elkaar te communiceren om tot een optimale samenwerking te komen. Dit leidt tot beter begrip en inzicht in elkaars belangen en drijfveren. Er wordt gewerkt aan wederzijds vertrouwen in elkaars kwaliteiten en competenties. Dit vermoeden wordt nu bevestigd, omdat men in de bouw- en aannemerij permanent bezig is met dit thema. Denk bijvoorbeeld aan het opdrachtgeversforum. Later kreeg ik te maken met de inkoop- en aanbestedingspraktijk, waarbij is parallellen zag met de projectmanagement praktijk. De relatie van de overheidsinkopers met hun interne organisatie is ijzig, leveranciers worden het liefste op afstand gehouden en kwaliteit wordt beoordeeld aan de hand van checklists, wegingsfactoren en heeft de laagste prijs de overhand. Er is dus helemaal geen sprake van vertrouwen. Dit beeld wordt versterkt in de media. Allemaal in naam van transparantie en mededinging. Mijn interesse voor de concurrentiegerichte dialoog werd gewekt, omdat juist bij deze procedure wel de mogelijkheid bestaat tot dialoog en het exploreren van elkaar kennis, kwaliteiten en competenties. Eindelijk weer terug naar de menselijke maat.

Onderzoek
Ervaringen van dialoogteams tot dusverre laten bepaalde tendensen zien: Aan de inhoudelijke voorbereiding ligt het niet; die is vaak goed tot zeer goed. Wel is er door alle regelgeving en ‘juridisering’ van het proces een toenemende onzekerheid en soms zelfs angst om ‘fouten’ te maken (bijvoorbeeld een verspreking of – nog erger – dingen doen die geïnterpreteerd kunnen worden als een conclusie of toezegging). Een open gesprek waarin men met elkaar de materie goed verkend zit er dan niet meer in. Van een echte dialoog komt aldus nog maar weinig terecht. Er ontstaan gemakkelijk stereotype negatieve beelden van elkaar. Men houdt vast aan eerder ingenomen posities en zoekt alleen nog maar bevestiging.

Vraagstelling
Wat zijn nu de succes- en faalfactoren bij bijzonder complexe aanbestedingen en wat is de invloed van de concurrentiegerichte dialoog als interventie. In de wetenschappelijke literatuur zijn over dit onderwerp nog geen publicaties te vinden. Zelfs evaluaties van projecten die de concurrentie gerichte dialoog hebben doorlopen zijn schaars. Wat hier nu precies de reden voor is wordt niet duidelijk. Ik krijg steeds meer het idee dat de inkoop- en aanbestedingspraktijk feitelijk een politiek proces is. Er wordt lippendienst bewezen aan transparantie. Is dit misschien weer de vertrouwensparadox die mij parten speelt?

Wanneer ontstaat er vertrouwen?
In een zakelijke relatie onstaat vertrouwen als je deskunidgheid kunt laten zietn, welwillend bent om samen te werken en integer handelt. Dat kan dus alleen maar als je elkaar regelmatig ontmoet en je verdiept in elkaar (exploreren).  Momenteel is dit 1 van de grote manco’s in de huidige aanbestedingspraktijk, waarbij vertrouwen is teruggebracht tot een formule met wegingsfactoren in Excel. Het dagelijkse bestuur van de Ooa zet in de consultatieronde over de nieuwe aanbestedingswet ook zwaar in op de uitbreiding van de concurrentiegerichte dialoog als instrument voor de inkoop van adviesdiensten. Hiermee zou de ‘tenderterreur en wederzijds wantrouwen‘ voor een groot deel doorbroken kunnen worden. Het legt ook een grote verantwoordelijkheid neer bij de aanbestedende diensten.

Kenmerken van de vertrouwengevende persoon
Het geven van vertrouwen hangt af van de persoonlijkheid, de ervaring en de cultuur.

• Is de inkoper gericht op het opbouwen van een relatie of slechts het uitvoeren van een  taak?
• Gaat het om conurrentie of samenwerking?
• Is het eenmalig en gericht op de korte termijn of gaan we een langdurige samenwerkingsrelatie aan?

Dit zijn allemaal vragen die ontzettend belangrijk zijn bij het ontwerpen van een aanbesteding.

Praktijkvoorbeelden: De concurrentiegerichte dialoog
Al twee keer heb ik de ruimte gekregen om mee te gaan op onderhandeling training met professor Willem Mastenbroek. De ene keer bij een dialoogteam van Rijkswaterstaat en de andere keer bij een dialoogteam van het ministerie van V&W. De procedure die wordt toegepast is de concurrentie gerichte dialoog. Hierbij wordt in samenspraak met de markt de specificaties van nieuwe producten en diensten vastgesteld. De overeenkomst tussen beide teams is angst (voor claims) en onzekerheid. Vertrouwen in deze procedures wordt al snel uitgelegd als vriendjespolitiek. Daarom zitten alle partijen erg krampachtig aan tafel. Dit zegt overigens niets over hun deskundigheid. We oefenen dus continue explorerend gedrag, wat niet verward moet worden met toezeggingen doen. Stel open vragen en nodig uit om een bijdrage te leveren. Aan de andere kant, laat je niet intimideren of verleiden.

Hoe creer je dan vertrouwen?

• Investeer tijd in de relatie
• Benadruk overeenkomsten
• Focus op belangen en niet op posities
• Neem het voortouw, schenk vertrouwen
• Neem kleine risico’s vroeg in de relatie
• Spreek je betrokkenheid uit bij het belang van de andere partij

Wat is de vertrouwensparadox?

• Hoe geeft u samenwerkingsrelaties met de markt in de praktijk vorm?
• Hoe vaak verplaatst u zich in positie van leveranciers en zoekt u regelmatig de dialoog?
• Kijkt de overheid met haar inkoop- en aanbestedingspraktijk wel door de juiste bril?

Aanmelden kan hier.

De belangrijkste adviezen samengevat;

1. Beperk beleidsregels waarin verplicht worden tot openstelling voor concurrentie voor overheidsopdrachten in die sectoren waarin aanbestedende diensten langs andere – in overleg met de brancheorganisaties uit te werken – wegen met minder lasten voor opdrachtgever en opdrachtnemer tot een goede afspraken over de gewenste prijs-kwaliteitverhouding kan komen (op basis van benchmarks met informatie over prijzen en kwaliteit);
2. Werk in samenspraak met de adviesbranche branchespecifieke proportionaliteit- en integriteiteisen uit alsmede mogelijke aanvullende protocollen voor het selecteren van adviseurs in geval gekozen wordt voor enkelvoudig onderhands aanbesteden;
3. Richt de duurzaamheidcriteria bij adviesopdracht op het resultaat van het advieswerk en niet op het proces van adviseren;
4. Besteed bij het professionaliseren ook aandacht aan de ontwikkeling van benchmarks gericht op informatie ten behoeve van de afweging welke route tot contractvorming de aanbestedende dienst het beste kan kiezen.

Reacties voor verbetering of aanscherping zijn welkom.

De huidige praktijk
Aanbestedende diensten zijn volledig vrij in het specificeren van hun eisen en wensen (binnen wettelijke kaders), maar zetten ZZP’ers vaak op voorhand buiten de deur door onwetendheid, onzekerheid of gemakzucht. Als een ZZP’er er toevallig wel in slaagt een aanbesteding te winnen, dan is dit direct landelijk nieuws ((de Zeeuwse ondernemer Henk Kramer won vorig jaar een aanbesteding bij Rijkswaterstaat). Het is dus een uitzondering. De enige manier voor ZZP’ers om aan de bak te komen bij overheden is via raamcontracten die zijn gewonnen door grote adviesbureaus. Daarmee worden ze klein en afhankelijk gehouden en moet er ook nog een deel van hun uurtarief worden afgestaan voor ‘bemiddeling’. Velen met mij vinden dit een onwenselijk situatie, het is namelijk een vorm van prijsbederf. Graag zou ik een keertje een afspraak willen maken om te kijken of FNV Zelfstandigen mij kan en wil ondersteunen met mijn initiatief.

Reactie van FNV Zelfstandigen
Helaas is het voor ons niet mogelijk om tegemoet te komen aan uw verzoek. Het onderwerp heeft zeker onze aandacht en wij zijn hierover ook actief in overleg met verschillende partijen, waaronder de politiek. Het is ons ook bekend dat het onderwerp bij meer leden de aandacht heeft. Het opzetten van een dienst, zoals u voorstelt, is echter lastig en FNV Zelfstandigen heeft hiervoor momenteel niet de capaciteit. Wel zouden wij uw bericht kunnen doorsturen naar een van onze ledenraadsleden, die hiermee ook bezig is: wellicht kunt u met hem eens van gedachten wisselen over de mogelijkheden. Dit kunnen wij uiteraard alleen doen, als u ons hiervoor toestemming geeft.

Niet helemaal de reactie die ik had verwacht en ook niet de bedoeling van mijn vraag. Maar goed, men staat wel positief tegenover het initiatief. We gaan nu andere wegen bewandelen en komen later terug bij FNV Zelfstandigen.

Wat wil Plasterk nu precies?
Om de kosten van het lesmateriaal te verlagen wil minister Plasterk dat lesmateriaal in een soort Wikipedia voor het Onderwijs (het plan heet dan ook wikiwijs) wordt gegoten. Lesmateriaal is hierdoor gratis opvraagbaar. ‘Het is een revolutie in de leermiddelen‘ , aldus de euforische minister.  Daarom is het wel de overheidsinvestering waard. (bron: tweakers.net)

Waarom is het een goed idee?
Plasterk doet er goed aan om het belachelijke uitgevers oligopolie eens goed onder druk te zetten. Uitgevers hebben jarenlang geld verdient met lesmateriaal, wat eenmaal ontwikkeld nauwelijks onderhoud kende en elk jaar gegarandeerde omzet kende (elk jaar moeten nieuwe leerlingen weer nieuwe boeken kopen). Er was geen enkele prikkel op de markt voor concurrentie of innovatie. Uitgeverijen zijn de spreekwoordelijke fat cats. Een paar jaar geleden spoelde de zogenaamde multimediale golf over de lesmateriaal. Dat betekent in de praktijk dat leerlingen een CD (een passieve mediadrager, net als een boek!!) bij een boek krijgen. Multi (meer dan 1) mediaal! Die CD wordt overigens niet behandeld in de klas. En als je dan kijk wat er op de CD staat is dit een digitale versie van het boek (geen inspanning en alweer kassa!). Door de gratis schoolboeken discussie leek het er even op dat er focus kwam op de kosten van al die schoolboeken (die normaal gesproken gewoon voor rekening van de ouders kwamen). Maar, na eindeloos politiek gestunt is deze focus weer naar de achtergrond gedrukt. Een andere bijzondere ontwikkeling is de aanbestedingsplicht van scholen. Ook hier werd de hand gelicht met de Europese aanbestedingsregels, omdat het ‘te moeilijk’ is en te kostenefficiënt om schoolboeken aan te besteden (…..) en de uitgevers gaan weer vrijuit. (bron www.nrc.nl)

Waarom heeft hij een slechte motivatie?
Tsja, gevestigde belangen he? De Schumpeteriaanse ‘creatieve destructie’ als voorwaarde voor innovatie is voor een politicus geen garantie voor populariteit (angst en onzekerheid). Een overheid treedt op als de markt in een bepaald product of dienst niet voorziet. De verlaging van de kosten van lesmateriaal is een leuke bijkomstigheid, maar nooit de motivatie (het is een doel en middelen verwarring). Het moet gaan om verbeteren van de kwaliteit van onderwijs, goed lesmateriaal ontsluiten voor Nederlandse leerlingen en het faciliteren van docenten om onderwijs innovaties door te voeren. Roepen dat het een rendabele overheidsinvestering is getuigd van weinig inzicht in bestuurskunde en bedrijfseconomie (maar goed, hij is bioloog) Het boek Systems of Survival van Jane Jacobs een aardige leestip voor de excellentie.

Als er nieuwe businessmodellen zijn (uitgeven via web 2.0) waar consumenten op zitten te wachten, dan moet de marktmacht toch zijn werk doen? We subsidiëren toch ook niet meer grammofoonplaten en paardenkoetsen, omdat het zo zielig is voor de fabrikanten? Uitgevers worden nog steeds gespaard en ook de oude media krijgen nog steeds dispensatie (discussie over de bestemming van STER inkomsten voor kranten innovatiefondsen, het niet volgen van Euopese aanbestedingsregels voor schoolboeken, etc.). Daar moet de minister inderdaad mee ophouden. Docenten moeten zelf lesmateriaal gaan ontwikkelen en via blogs/wiki’s etc. beschikbaar gaan stellen. Dat gebeurt trouwens ook al in de praktijk op kleine schaal.  En dat gemopper van Beter Onderwijs Nederland over de didactiek op een wiki niet goed in elkaar steekt is ook oud denken. Onderwijs instellingen moeten ophouden met navelstaren en de blik naar buiten richten. Veel meer samenwerking zoeken, niet meer zelf het wiel uitvinden en informatiedeling moet worden beloond (hier ligt een kans om een creatief businessmodel te bedenken)  Dan houden deze achterhoede gevechten vanzelf op. Het duurt waarschijnlijk 1 hele generatie (De stichting Brein is ook nog steeds actief om gevestigde belangen te verdedigen voor de zieltogende platenindustrie…..).

De media hoeft maar de suggestie te wekken dat er publiek geld wordt verspild en iedereen staat direct klaar om schande te roepen. De reportage van RTL Nieuws kaart de structurele budget overschrijdingen bij bouwprojecten in opdracht van gemeentes aan. Bouwprojecten komen stil te liggen omdat er geen rekening wordt gehouden met bodemsanering, problemen met vergunningen, verborgen gebreken en constructie fouten. Daarnaast houden ook ambtenaren informatie achter voor hun wethouder, omdat zij zich zeer bewust zijn van de politieke heisa die ontstaat als een project duurder uitvalt. Een en al gepruts en incompetentie, zou luidt het oordeel.

Wat is publiek opdrachtgeverschap?
Publiek opdrachtgeverschap is het management van het samenwerkingsproces tussen de overheid en de markt, gedurende de hele levenscyclus van een product of dienst (van contact tot contract, van ontwikkeling tot oplevering en van evaluatie tot onderhoud en beheer). De kwaliteit (of het gebrek aan kwaliteit) van dit samenwerkingsproces wordt allemaal bepaald tijdens het aanbestedingsproces. Publieke opdrachtgevers kennen vele verschijningsvormen. Management literatuur over opdracht-geverschap is schaars. Hier en daar zijn er wel een paar leuke artikelen geschreven en een enkel boek, maar veel is er niet te vinden over het onderwerp.

De term ‘opdrachtgever’ wordt op twee manieren gebruikt (van der Molen, 2006):
1. De aanduiding van een organisatie die een opdracht uitbesteedt aan een leverancier (contractopdrachtgever).
2. De aanduiding van een persoon, vaak de lijnmanager of directeur, die de projectmanager aanstuurt bij de uitvoering van een project (projectopdrachtgever).

Wat is er aan de hand?
Deze posting is geen goedkeuring van de gang van zaken. De huidige gang van zaken wordt geduid.

1. Wethouders en ambtenaren leven in een politieke arena. Rationaliteit is van ondergeschikt belang.
2. De interdependeties (onderlinge afhankelijkheden op macro niveau, Ellias c.s.) zijn niet te overzien.
3. Bouwprojecten gaan vaak over meerdere collegeperiodes (langer dan 4 jaar). Soms zijn er erfenissen.
4. Budgetoverschrijdingen zijn een kwestie van perceptie. (lees de lessen van de Betuwelijn).




Politiek is de kunst van het haalbare. In mijn eigen adviespraktijk heb ik meerdere malen gehoord dat een bouwproject een directeur en een politicus de kop kost. Je ziet het volgende patroon. Stel een politicus wil een bouwproject realiseren. Als hij/zij op voorhand de kosten en risico’s duidelijk maakt aan de gemeenteraad, dan wordt het project afgeschoten. Om dit te voorkomen wordt een truuk zoals de salamitactiek (of camel nose theory, zo u wilt) toegepast. Over dit verschijnsel heb ik al eens een artikel geschreven. Als het ‘point of no return’ is bereikt, dan wordt het project alsnog afgemaakt en eventueel neemt de politicus de schuld op zich/haar en treedt in het ergste geval af. Doel bereikt. Dit is geen gepruts, maar het fijne politieke handwerk.

N.B. De aanbestedingsproblematiek is in deze materie nog niet eens besproken.

Hoe nu verder?
Mooie verhalen over projectmanagement methodes gaan niet op, omdat besluitvorming (macht pluriformiteit) anders is georganiseerd. Publiek opdrachtgeverschap is een complex onderwerp. Simpelweg omdat er (te)veel partijen bij betrokken zijn. De politiek zal gaandeweg leren dat bouwprojecten niet recht toe recht (blauw in de termen van de Caluwé) aan zijn. Er moet veel en vaak worden bijgestuurd (geel in de termen van de Caluwé). Als projecten vooraf te krap worden ingeschat, dan weet je zeker dat er een overschrijding komt. Dit spel wordt nu gespeeld, maar het is eigenlijk bezigheidstherapie. Voor succesvol publiek opdrachtgeverschap zijn deskundige wethouders een vereiste en een stevige ruggengraat een voorwaarde. Politiek is nu eenmaal niet voor bange mensen.

Gisteren hebben we van professor Flip de Kam geleerd dat het geld wat is verdampt in IJsland moet worden geschouwd als een ‘gift is van 1 miljard Euro’ aan IJsland. De afbetaling van de schulden is met zo’n kleine bevolking onbegonnen werk. Maar, in een Europa waar alles onder aanbestedings wet- en regelgeving valt, is er dan geen sprake van onzorgvuldigheid? Zou daar wellicht een ambtenaar op aan te spreken zijn? In het Financiële Dagblad van 20 oktober trekt columnist Arko van Brakel van leer tegen het totale gebrek aan verantwoordelijkheidsbesef bij ambtenaren. Hij zet dit af tegen ondernemers, die dat in zijn ogen wel doen. Ronduit irritant vind hij de types strak die in het pak, zelfverzekerd in de camera kijken en dan hun straatje schoonvegen. Het ligt aan gebrekkig toezicht, Wouter Bos zei nog …., ja, maar we bleven binnen de grenzen van de wet. De oprechte spijtbetuiging zoals Arko die wenst zal voorlopig ook niet worden gehonoreerd. Zolang de ambtenarenstatus blijft bestaan is er gedeelde verantwoordelijkheid en wordt er gehandeld in het algemene belang. Zo hebben we het nu eenmaal afgesproken.