Wanneer ontstaat er vertrouwen?
In een zakelijke relatie onstaat vertrouwen als je deskunidgheid kunt laten zietn, welwillend bent om samen te werken en integer handelt. Dat kan dus alleen maar als je elkaar regelmatig ontmoet en je verdiept in elkaar (exploreren).  Momenteel is dit 1 van de grote manco’s in de huidige aanbestedingspraktijk, waarbij vertrouwen is teruggebracht tot een formule met wegingsfactoren in Excel. Het dagelijkse bestuur van de Ooa zet in de consultatieronde over de nieuwe aanbestedingswet ook zwaar in op de uitbreiding van de concurrentiegerichte dialoog als instrument voor de inkoop van adviesdiensten. Hiermee zou de ‘tenderterreur en wederzijds wantrouwen‘ voor een groot deel doorbroken kunnen worden. Het legt ook een grote verantwoordelijkheid neer bij de aanbestedende diensten.

Kenmerken van de vertrouwengevende persoon
Het geven van vertrouwen hangt af van de persoonlijkheid, de ervaring en de cultuur.

• Is de inkoper gericht op het opbouwen van een relatie of slechts het uitvoeren van een  taak?
• Gaat het om conurrentie of samenwerking?
• Is het eenmalig en gericht op de korte termijn of gaan we een langdurige samenwerkingsrelatie aan?

Dit zijn allemaal vragen die ontzettend belangrijk zijn bij het ontwerpen van een aanbesteding.

Praktijkvoorbeelden: De concurrentiegerichte dialoog
Al twee keer heb ik de ruimte gekregen om mee te gaan op onderhandeling training met professor Willem Mastenbroek. De ene keer bij een dialoogteam van Rijkswaterstaat en de andere keer bij een dialoogteam van het ministerie van V&W. De procedure die wordt toegepast is de concurrentie gerichte dialoog. Hierbij wordt in samenspraak met de markt de specificaties van nieuwe producten en diensten vastgesteld. De overeenkomst tussen beide teams is angst (voor claims) en onzekerheid. Vertrouwen in deze procedures wordt al snel uitgelegd als vriendjespolitiek. Daarom zitten alle partijen erg krampachtig aan tafel. Dit zegt overigens niets over hun deskundigheid. We oefenen dus continue explorerend gedrag, wat niet verward moet worden met toezeggingen doen. Stel open vragen en nodig uit om een bijdrage te leveren. Aan de andere kant, laat je niet intimideren of verleiden.

Hoe creer je dan vertrouwen?

• Investeer tijd in de relatie
• Benadruk overeenkomsten
• Focus op belangen en niet op posities
• Neem het voortouw, schenk vertrouwen
• Neem kleine risico’s vroeg in de relatie
• Spreek je betrokkenheid uit bij het belang van de andere partij

Wat is de vertrouwensparadox?

• Hoe geeft u samenwerkingsrelaties met de markt in de praktijk vorm?
• Hoe vaak verplaatst u zich in positie van leveranciers en zoekt u regelmatig de dialoog?
• Kijkt de overheid met haar inkoop- en aanbestedingspraktijk wel door de juiste bril?

Aanmelden kan hier.

Inkopers begrijpen niets van de adviesmarkt en zelfstandige adviseur weten niet hoe ze zich moeten profileren om mee te kunnen doen bij inkoop / aanbestedingen. Dit is een notendop problematiek waar nodig eens een antwoord op moet komen. Tijdens de Welkom bij de Orde bijeenkomst van de Ooa heb ik Edwin Martherus leren kennen. Hij is een van de oprichters van de Adviseur Makelaar en weet veel van de inkooppraktijk. Via het Ooa bestuur werden we ook nog in contact gebracht met Eugène Lobry. Hij is een jurist die veel overheden bijstaat met het opstellen van aanbestedingen. Gistermiddag hebben we in Utrecht met elkaar kennis gemaakt en al snel kwam het plan op tafel om het gat tussen zelfstandige adviseurs en inkopers te dichten door beide doelgroepen kernachtige workshops te bieden om alledaagse praktijk problemen met inkoop van adviesdiensten op te lossen.

We denken aan de volgende opzet: Workshop 1: Inkooppraktijk voor zelfstandige adviseurs ontwikkelen we voor de Ooa en Workshop 2: Inkoop van adviesdiensten voor inkopers voor Pianoo/Nevi. De workshops geven concrete handvatten voor zowel adviseurs als inkopers. Zelfstandige adviseurs leren hoe inkopers kijken naar adviseurs, ze krijgen tips en truuks om betere offertes te schrijven, praktijk voorbeelden met zowel best practises als bloopers en mogelijke oplossingen op veelvoorkomende problemen. Voor de inkopers van Pianoo/Nevi is het interessant omdat ze in workshop 2 een vollediger beeld krijgen van de adviesmarkt (die veel groter is dan de gevestigde namen), ze krijgen feedback uit workshop 1 over de ervaringen van zelfstandige adviseurs met de inkoop/aanbesteding praktijk,  concrete handvatten om adviesdiensten in te kopen, tips en truuks voor advies bestekken en praktijk voorbeelden met best practices en bloopers. Beide groepen worden gevraagd om hun ervaringen met elkaar aan te leveren, zodat ze actuele praktijk materiaal hebben (en een mooie feedback loop). Door dit een aantal keer ter herhalen worden de workshops steeds rijker.

Mocht u een bijdrage willen leveren, dan zoeken we antwoorden op deze vragen:

- Wat zijn uw ervaringen met de inkoop / aanbestedingspraktijk?
- Welke praktische adviezen, tips, truuks heeft u met betrekking tot de inkoop van adviesdiensten?
- Welke best/worst practices (voorbeelden, modellen, tools, etc.) kunt u aanreiken?

Mailen kan hier.